1. Inledning

1.1 Bakgrund och syfte

Länsförsäkringar Södermanland (LFS) ha ett ersättningssystem som främjar en effektiv riskhantering och ett kontrollerat risktagande.

Syftet med denna policy är att ange principer för hur ersättningar inom LFS ska fastställas, tillämpas och följas upp samt hur medarbetare som kan påverka bolagets risknivå definieras.

1.2 Omfattning och avgränsningar

Policyn gäller för alla medarbetare inom LFS och omfattar alla ersättningar och förmåner inom ramen för anställningen.

1.3 Beslutsordning, ändringar och ikraftträdande

Denna policy fastställs av styrelsen efter beredning i Risk- och Revisionsutskottet. Policyn ska fastställas av styrelsen minst en gång per år även om inga ändringar beslutas. HR-chef ansvarar för att policyn uppdateras.

1.4  Efterlevnad

Uppföljning av efterlevnaden av denna policy och av att företagets ersättningar överensstämmer med policyn ska ske minst årligen. Compliancefunktionen ansvarar för att riskbaserat kontrollera verksamhetens efterlevnad av tillämpliga styrande dokument. Resultatet av uppföljningen ska årligen rapporteras till styrelsen och omgående vid bristande efterlevnad.

2. Roller och ansvar

HR-chef är dokumentansvarig och ska vid behov föreslå ändringar och årligen uppdatera ersättningspolicyn. Ersättningspolicyn ska behandlas och fastställas av styrelsen minst en gång per år och träder i kraft dag för beslut.

3. Ersättningsmodell

3.1 Generella principer

Utgångspunkten för ersättningsmodellen är att den ska bidra till att skapa goda förutsättningar för LFS att på ett tillfredsställande sätt utföra sitt uppdrag från ägarna.

Modellen ska följa gällande externa regelverk:
EU kommissionens delegerade förordning 2015/35 (Solvens II)
EIOPAS riktlinjer (EIOPA-BoS-14/253, Guideline 9–10)
FI:s föreskrifter om försäkringsdistribution, FFFS 2018:10

Ersättningsmodellen ska stimulera till goda prestationer och bidra till att göra LFS till en attraktiv arbetsgivare som kan konkurrera om rätt kompetens på marknaden. Ersättningsmodellen ska vara förenlig med och främja en sund och effektiv riskhantering och inte uppmuntra till ett överdrivet risktagande eller motverka bolagets långsiktiga intressen.

Medarbetare inom LFS ska ha marknadsmässiga anställningsvillkor. Ersättningarna ska vara i nivå med branschen på den geografiska marknad där bolaget är verksamt. Utformning och nivå på ersättningar ska harmoniera med bolagets värderingar, d v s vara rimliga, präglade av måttfullhet och väl avvägda, bidra till en god etik och organisationskultur samt präglas av öppenhet och transparens.

3.2 Medarbetare som väsentligen påverkar bolagets risknivå

Bolaget gör vid den årliga riskanalysen en bedömning av vilka funktioner inom bolaget som väsentligen påverkar bolagets risknivå. De som väsentligen kan påverka bolagets risknivå ingår i företagsledningen, vilket med nuvarande organisation är vd, affärsområdeschef Sakförsäkring, affärsområdeschef Bank, affärsområdeschef Liv & Hälsa, chef verksamhetsutveckling, ekonomichef, HR-chef och ledningskoordinator.

För medarbetare med ansvar för dessa funktioner liksom för ansvariga för funktionerna compliance, riskhanteringsfunktionen, aktuarie och internrevision gäller att ingen bonus eller andra rörliga lönedelar förekommer. Ersättning utgår i form av fast månadslön.

För befattningshavare är det möjligt att byta den förmånsbestämda avtalspensionen mot en avgiftsbestämd pension. Den avgiftsbestämda premien motsvarar den premie som skulle gälla vid en förmånsbestämd försäkring. För bolaget ska kostnadsneutralitet råda oavsett vilken lösning som befattningshavaren väljer.

3.3 Vd

Ersättning till vd utgår i form av fast månadslön. Vd har särskilda pensionsvillkor som framgår av årsredovisningen. Bonus eller annan rörlig ersättning utgår inte till vd.

3.4 Fast ersättning

Basen i LFS ersättningsmodell ska utgöras av fast ersättning, d v s fast kontant månadslön. Den fasta ersättningen ska vara på en nivå som attraherar och behåller rätt kompetens och ska sättas individuellt med en tydlig koppling till den anställdes arbete och prestation.

3.5 Målrelaterad ersättning

Målrelaterad ersättning kan vara ett komplement till den fasta ersättningen. Den målrelaterade ersättningen ska uppmuntra och belöna goda prestationer som långsiktigt leder till att LFS utvecklas positivt. I utformningen av strukturen för målrelaterad ersättning ska företagsledningen säkerställa att målbonusstrukturen som helhet inte främjar bolagets intressen framför kundens. Målrelaterad ersättning får således bara utgå om det inte bedöms påverka kundens intressen negativt på kort eller lång sikt. Den målrelaterade ersättningen ska utgå i form av gemensam målbonus.

Målrelaterad ersättning utgår utifrån de gemensamma mål som uppnåtts under året. En förutsättning för att målrelaterad ersättning ska betalas ut är att LFS har ett totalt positivt resultat. Styrelsen beslutar om målrelaterad ersättning ska utgå i LFS. Beslut tas för ett år i taget beträffande förekomst, nivå, mål och övriga kriterier.

3.6 Övriga ersättningar och förmåner

Pensions- och avgångsvillkor följer av kollektivavtal.

Bolaget tillämpar lönetillägg till medarbetare som har uppdrag som kontorsansvarig och för medarbetare som har ett gruppchefsuppdrag. Medarbetare som tillfälligt åtar sig ett mer ansvarsfullt uppdrag kan få ett tidsbegränsat lönetillägg.

Bolaget kan utöver kontant ersättning och kollektivavtalade förmåner erbjuda anställda förmåner, t ex i form av rabatter på bolagets produkter, bilförmån och i form av hälsa och friskvård.

Engångsersättning kan förekomma i undantagsfall vid extraordinära arbetsinsatser, dock max 20 000 kronor per tillfälle. Beslut ska ske i samråd med HR-chef och vd.

3.7 Integrering av hållbarhetsrisker  

Värdering av ersättningspolicyn utifrån ett hållbarhetsperspektiv har grundats på de hållbarhetsfaktorer som Bolaget uppfattar att den träffas av. Bolaget är restriktiva med annan kontant ersättning än fast ersättning vilket främjar ett sunt risktagande med våra kunders tillgångar och fokuserar mer på kvalitet än kvantitet. Bolaget uttrycker även tydligt i denna policy att Bolaget inte skall diskriminera i lönesättningen vilket tydligt kopplar till hållbarhetskriterier.

4. Ersättningsutskott

LFS styrelse ska inom sig utse ett Ersättningsutskott med uppgift att ansvara för att bereda väsentliga ersättningsbeslut samt beslut om åtgärder för att följa upp tillämpningen av denna riktlinje. Ersättningsutskottets sammansättning och uppgifter regleras i styrelsens arbetsordning.

5. Beslut om ersättningar

LFS styrelse ska, efter beredning i ersättningsutskottet, besluta om ersättning och övriga anställningsvillkor för vd. Beslut om ersättning till övriga anställda som ingår i bolagets företagsledning och eventuella övriga anställda som rapporterar direkt till vd kan av styrelsen delegeras till vd. Om delegering sker till vd ska vd föredra ersättningsförslag till företagsledning inför ersättningsutskottet innan beslut. Ersättning till anställda som ingår i bolagets företagsledning ska årligen rapporteras i styrelsen.

Beslut om förmåner till personalen fattas av vd och ska årligen anmälas till LFS styrelse.

6. Information till medarbetarna

Alla medarbetare ska informeras om vilka kriterier som styr deras ersättning och om hur deras resultat bedöms. Sådan information liksom information om riktlinjens innehåll i övrigt ska publiceras på LFS intranät.

Vd ska informera bolagets avdelningschefer om bestämmelserna i denna riktlinje. Avdelningschef ska därefter se till att bestämmelserna efterlevs inom sitt ansvarsområde.

7. Offentliggörande av uppgifter

En redogörelse för företagets ersättningar återfinns i LFS årsredovisning.

8. Uppföljning och kontroll

Innan utbetalning av löner och ersättningar gör lönehandläggaren på ekonomiavdelningen kontroller i lönesystemet för att identifiera eventuella felregistreringar.

HR-chef gör månatliga kontroller av löner och ersättningar och ansvarar för nyckelkontroll varje kvartal.