Skapa struktur för att bli mer effektiv

Att du som småföretagare någon gång skulle säga ”jag har så mycket tid över” är kanske att ta i. Ofta är tiden knapp och många känner att dygnets tjugofyra timmar gärna kunde varit fler. Men det finns vissa knep för att trolla med tiden och bli mer effektiv!

Det är nog ingen som har missat att en god planering är viktigt för att få ut det mesta av arbetstiden, men hur funkar det egentligen i praktiken. Vad är det som får dig att känna att du vunnit några extra timmar varje dag eller varje vecka? Här hittar du tips och idéer för att bli ännu mer effektiv i ditt arbete.

Fem vanliga tidstjuvar – så hanterar du dem

Oplanerade telefonsamtal

När det är du som har huvudrollen i ditt företag är det ofta dig man ringer om man vill något och det kan gälla allt mellan himmel och jord. Telefonförsäljare, hyresvärden, potentiella kunder eller en anställd. För att bli mer effektiv kan du avsätta telefontider för dig själv när du känner att du har tid för oplanerade telefonsamtal. Annan tid har du ett mobilsvar där du förslagsvis ber personen att skicka ett sms eller att maila dig. Det ger dig ett försprång och du äger din tid.
Om du har anställda

Är du ett mindre företag med färre anställda kan en plötslig sjukdom och frånvarande från jobbet ha stor betydelse för leveranser och deadlines. Se därför till att dela kunskap mellan er och att ni alla är delaktiga i varandras arbete. Det gör det lättare att ”ta över” om en kollega plötsligt blir sjuk och inte kan jobba. Vilket också gör att dina kunder får den leverans de förväntat sig.
Effektiva möten

Att ha en uppdaterad kalender är viktigt, men det måste finnas utrymme för spontana möten. Se till att planera in för det oförutsedda.

För att dina möten ska bli så effektiva som möjligt gäller det att ha en tydlig agenda. Gå gärna igenom mål med mötet och vad ni förväntas få ut av mötet. Var noga med att hålla er till agendan och den avsatta tiden. Skulle det vara så att tiden inte räcker till, då är det bra att sammanfatta hur långt ni kommit, vad som behöver göras framåt och att boka in ett nytt möte.
Ständigt tillgänglig

Som ytterst ansvarig i företaget är det viktigt att kunna vara anträffbar, men det är också viktigt att hitta tid för återhämtning och att kunna stänga av ibland. Ett bra tips är att backa ett steg och känna efter själv. Vill du vara ständigt tillgänglig eftersom du känner dig stressad av tanken på att inte kunna nås, eller är det tvärt om? För dig som har anställda kan en god idé vara att redan från början etablera en telefonkultur – när är det okej att ringa och inte?
Älska priolistor!

Prioriteringslistan är din bästa vän. Börja med en veckolista med vad som ska göras, bryt sedan ner den till dag, om det behövs även timme för timme.

Att göra den här typen av prioritering hjälper dig att sortera vad som behöver lösas på en gång och vad som kan väntas med till senare i veckan.

Pomodoro-vadå?

Om du verkligen behöver arbeta helt fokuserat kan du prova pomodorotekniken. Den innebär att du jobbar med full fokus i 25 minuter och tar sedan en paus på 5 minuter. Upprepa detta några intervaller för att sedan ta en längre paus.

Det viktiga är att du håller dig till dessa minutrar, när klockan ringer, avsluta direkt. Det hjälper dig att hålla full fokus på en uppgift åt gången och du kommer snart inse att du får mycket gjort under en dag.

Fem snabba för att lyckas i företaget

Flexibel – kunna vara en allt-i-allo och beredd att lösa situationer som uppstår och tänka nytt när det inte går som du tänkt.
Noggrann planering – visst finns det utrymme för spontanitet men har du en noggrann och strukturerad planering över din tid och din verksamhet har du mycket att vinna.
Att tänka både kort- och långsiktigt – var vill du vara om ett halvår eller ett år? Vad är fokus i ditt företag nästa kvartal eller den närmsta veckan. Ligg steget före och tänk till!
Checklistor för att veta vad du ska göra – sätt checklistor för dig själv men även för dina anställda. Det är skönt för alla att ha en lista att luta sig mot för att fördela tiden på rätt sätt och för att inte missa något.
Ta hand om och vårda din verksamhet – både om du investerat i materiella ting, men också företagets vision och rykte, dig själv och din personal.